从培训看办公自动化

办公自动化是由计算机来实现的，但只有将计算机和使用人员的工作很好地结合在一起，才能真正实现办公自动化所要达到的目的。我们经常看到的情况是，办公室里的软、硬件设备很先进，但使用人员的应用水平却没有相应的提高。原因何在？驿之友计算机技术应用服务中心总经理马力先生认为，这是因为办公自动化缺少了有效培训这个环节。
   
目前，在计算机应用方面有很多提供培训的单位，但据观察，其培训对象90％以上是外企单位，国内企业对于计算机应用培训显得并不那么热心。一些领导认为，这些都是日常办公活动，一边干一边学就可以了，为了使用技巧进行培训，既花钱又耽误时间，没必要。例如，微软曾搞过一次国家机关大用户的义务培训，可是这些国家机关连挤出半天时间都说比较困难，可见对培训活动的积极性并不很高。
   
与此形成对比的是，很多国企非常热心于购置先进的软硬件设备，软、硬件设备升级很快，但办公自动化并没有达到应有的水平。其结果是，原来的投资还没有很好地真正发挥效用，又要追加新的投资。另一方面，由于培训工作没有跟上，操作者的计算机应用水平也没有得到相应的提高。国企和机关的技术升级跟得快，到了年底总结工作时可以成为业绩，但是培训就不好说了。如果报告中说今年花了多少培训费用，上面的领导就可能会认为IT部门无能棗这几个人都教不会，还要请别人教。
   
相反，很多外企在硬件环境的投资上很吝啬棗有些现在还在使用Windows 3.1和Word 6.0，但却积极支持员工的培训。这些公司考虑的是如何将现有的软件用精、用透，而不是使用了多新的版本。企业永远也跟不上技术的更新换代，在软硬件基本设施能够满足工作需要的情况下，这些外企所要考虑的就是如何提高基础设施的应用水平，尽可能决地收回软、硬件投资，提高工作效率。
   
大部分单位（国内单位及外企）的计算机应用培训工作，大多由本单位的人事部门和IT部门共同负责管理。但是，在管理的过程中经常会出现一些问题：
   
首先，计算机应用培训应该由谁来做？
   
IT部门的工作人员虽然对计算机软件十分熟悉，但对办公活动中的具体应用问题并不精通。而人事管理部门的工作人员，虽然对办公程序十分清楚，但是对计算机应用软件技术却不精通，所以也不可能胜任培训工作。
   
但是，因为企业或者行业内部都有IT部门，这就决定了花钱买培训的难度。这样的单位往往会觉得自己不需要找别人培训，自己的IT人员就能胜任。其实，企业IT部门的主要工作是做主业内部的IT管理和规划，而不是这些具体的操作和培训工作，另外，企业内部的IT人员大多是计算机专业出身，他们不了解办公的流程，也没有管理和市场销售的经验，这就注定他们的培训仅停留在对软件功能的剖析上，就算业务人员能够将这样乏味的培训坚持听下来，也会与实际的应用脱节。
   
例如Excel的报表棗无论财务报表、销售报表还是人事部门的管理报表等，都渗透了管理者的思想，是供管理者使用的。就像MBA的管理最后都要落实到数字一样，最终企业的效益、人员管理都要用数字来体现。所以学Excel不是学简单的报表，而是学各种管理思想，怎样用这样的思想来整理计算数字。很难想像，一个机关中没有管理经验的IT人员在进行培训时能够将Excel的使用与管理结合起来。
   
很多企业的管理为什么上不去，这一定程度上是因为决策者的决策基础就是拍脑门，拍胸脯，而不是以科学的数据为依据。投资不做预算，不做定量的分析。如果没有合适的工具软件来辅助，进行定量分析是一件非常麻烦的事情，要收集大量的数据并且运用一些理论和算法对数据进行预测分析。但是如果你的竞争对手会这一套，他的决策就会比你准、比你高。毕竟，现在的企业决策已经不是比谁的脑子活，而是在比谁掌握的信息全面、谁的分析准确。
   
培训是帮助企业练内功。买软件有意识了，培训费再贵也不过是买一台电脑的钱，而这笔钱可以让电脑用得更好。现在大家都在讨论“TCO（总拥有成本）”问题，培训表面看似多花了些钱，但它却是在降低总体成本过程中的一个不可忽视的环节。